MAKALAH KEARSIPAN
PERLINDUNGAN ARSIP
Disusun
Oleh:
Nama : Dian
Fatmawati (2013.013)
Ira Endah Suasani (2013.022)
Vidya Nivita Sari (2013.037)
Kelas : 4 A
AKADEMI PEREKAM MEDIS DAN INFORMATIKA KESEHATAN
(APIKES) CITRA MEDIKA SURAKARTA
2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur
selalu penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang senantiasa memberikan
Rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah kearsipan mengenai perlindungan arsip
ini.
Laporan ini
disusun untuk memenuhi tugas matakuliah kearsipan. Pada kesempatan ini
penulis menyampaikan terima kasih kepada selurih teman yang membantu dalam penyelesaian makalah
kearsipan mengenai perlindungan arsip ini.
Penulis menyadari bahwa makalah kearsipan mengenai perlindungan arsip ini masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, penulis
menerima kritik dan saran yang bersifat membangun sebagai acuan dalam menyusun
laporan di masa yang akan datang.
Surakarta, Maret 2015
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL......................................................................................................... i
KATA PENGANTAR...................................................................................................... ii
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang........................................................................................................ 1
B.
Rumusan
masalah.................................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Arsip...................................................................................................... 3
B.
Faktor
– Faktor Pemusnah/ Perusak Arsip.............................................................. 3
C.
Metode
Perlindungan Arsip.................................................................................... 3
D.
Pengamanan
Fisik Arsip.......................................................................................... 4
E.
Pengamanan
Informasi Arsip.................................................................................. 5
F.
Penyimpanan
Arsip.................................................................................................. 5
G.
Penyelamatan
Arsip................................................................................................. 6
H.
Pemulihan
(Recovery) Arsip.................................................................................... 6
I.
Konsep
Dasar Menejemen Arsip Elektronik........................................................... 8
J.
Perlindungan
Arsip dalam Rekam Medis................................................................ 12
BAB III PENUTUP
A.
Kesimpulan.............................................................................................................. 14
B.
Saran........................................................................................................................ 15
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULIAN
A. Latar
Belakang
Musibah bencana alam
gempa bumi, tsunami, banjir, kebakaran dan sebagainya yang terjadi di sebagian besar wilayah
Indonesia pada waktu terakhir ini bukan hanya menelan
korban jiwa dan harta tapi juga memberikan dampak yang sangat besar terhadap keseluruhan aspek kehidupan
manusia. Salah satu dampak di antaranya adalah musnah,
hilang dan rusaknya arsip atau dokumen penting yang merupakan aset bagi organisasi.
Arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (Undang – Undang
Nomor 43 Tahun 2009).
Arsip
adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara
sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat
(Sutarto, 1981:168)
Hilangnya arsip dalam sebuah organisasi
dapat menyebabkan hilangnya data – data penting yang dimiliki oleh sebuah
organisasi, sehingga pada saat data itu diperlukan organisasi tidak dapat
menemukan data pada arsip tersebut.
Perlindungan terhadap arsip – arsip
sangat diperlukan untuk melindungi arsip – arsip dari kerusakan akibat bencana
alam, kehilangan yang disebabkan oleh manusia, dan kerusakan akibat hewan.
Seperti yang telah di jelaskan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman
Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan,Dokumen/
Arsip Vital Negara. Untuk
itu pengelolaan arsip manual maupun
elektronik yang terprogram merupakan
kewajiban yang tak bisa dihindarkan oleh setiap instansi atau organisasi.
B. Rumusan
Masalah
1.
Mengetahui
peraturan yang mengatur mengenai perlindungan arsip.
2.
|
3.
Mengetahui
metode perlindungan arsip, penyimpanan arsip secara fisik dan isi informasi,
penyelamatan arsip, dan pemulihan arsip manual maupun elektronik yang rusak.
4. Menganalisa perlindungan arsip dalam kegiatan rekam medis
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengartian
Arsip
Pengertian arsip
sebagaimana yang dimaksud dalam Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan Pasal 1 ayat 2 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
B.
Faktor-faktor Pemusnah/perusak
Arsip
Faktor pemusnah/perusak arsip disebabkan
oleh :
1.
Faktor Bencana Alam
Kemusnahan/kerusakan
arsip yang disebabkan oleh faktor bencana seperti
gempa bumi, banjir, tsunami, perembasan air laut, longsor, kebakaran, letusan gunung berapi, badai dan lain-lain.
2.
Faktor Manusia
Kemusnahan/kerusakan
dan kehilangan arsip yang disebabkan oleh faktor manusia
seperti perang, sabotase, pencurian, penyadapan atau unsur kesengajaan dan kelalaian manusia.
3.
Faktor
Hewan
Kemusnahan /
kerusakan dan kehilangan arsip yang disebabkan oleh faktor hewan seperti rayap,
kutu buku dan lain-lain.
C.
Metode Perlindungan Arsip
Dengan memahami
faktor-faktor pemusnah/perusak arsip akan dapat ditetapkan metode perlindungan arsip yang dilakukan
dengan cara duplikasi dan dispersal (pemencaran) serta penggunaan peralatan khusus.
1.
Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran)
|
a.
Apakah selama ini sudah ada duplikasi,
kalau ada dalam bentuk apa dan dimana lokasinya.
b.
Kapan duplikasi diciptakan ( saat
penciptaan atau saat yang lain )? Untuk itu perlu
pengawasan untuk menjamin bahwa duplikasi benar-benar dibuat secara lengkap dan dijamin otentisitasnya.
c.
Seberapa sering duplikasi digunakan,
sehingga dapat ditentukan berapa jumlah duplikasi
yang diperlukan.
d.
Jika duplikasi dilakukan di luar media
kertas, harus disiapkan peralatan untuk membaca,
penemuan kembali maupun mereproduksi informasinya.
Metode
duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan asumsi bahwa bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat
atau lebih yang berbeda. Untuk menjamin
efektiffitas metode ini maka jarak antar lokasi penyimpanan arsip yang satu dengan yang lainnya perlu
diperhitungkan dan diperkirakan jarak yang aman dari
bencana. Metode duplikasi dan dispersal dapat
dilakukan dengan cara alih media dalam bentuk
microform atau dalam bentuk CD-ROM. CD-ROM tersebut kemudian dibuatkan back-up, dokumen/arsip asli digunakan untuk kegiatan kerja
sehari-hari sementara CD-ROM
disimpan pada tempat penyimpanan arsip yang dirancang secara khusus.
2. Dengan
Peralatan Khusus (vaulting)
Perlindungan
bagi arsip dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan penggunaan peralatan penyimpanan
khusus, seperti: almari besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah, dan lain
sebagainya. Pemilihan peralatan simpan tergantung
pada jenis, media dan ukuran arsip. Namun demikian secara umum peralatan tersebut memiliki
karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurang kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air
dan bebas medan magnet
untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
D.
Pengamanan Fisik Arsip
Pengamanan fisik arsip
dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/ perusak
arsip. Beberapa contoh pengamanan fisik
Arsip adalah:
1.
Penggunaan sistem keamanan ruang
penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan
ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan
arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lain.
2.
Penggunaan bangunan kedap air atau
menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang
bebas dari banjir.
3.
Penggunaan struktur bangunan tahan gempa
dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin
topan dan badai.
4.
Penggunaan struktur bangunan dan ruangan
tahan api serta dilengkapi dengan peralatan
alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain.
E.
Pengamanan Informasi Arsip
Pengamanan informasi arsip
dilakukan dengan cara :
1.
Memberikan kartu identifikasi individu
pengguna arsip untuk menjamin bahwa arsip hanya
digunakan oleh orang yang berhak.
2.
Mengatur akses petugas kearsipan secara
rinci atas basis tanggal atau jam.
3.
Menyusun prosedur tetap secara rinci dan
detail.
4.
Memberi kode rahasia pada arsip dan
spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses.
5.
Menjamin bahwa arsip hanya dapat
diketahui oleh petugas yang berhak dan penggunaan
hak itu terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan indeks primer (tidak
langsung ) dan indeks sekunder ( langsung ) untuk kontrol akses.
F.
Penyimpanan Arsip
Arsip disimpan pada
tempat khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur
perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. Lokasi penyimpanan arsip dapat dilakukan baik
secara on site ataupun off site.
1.
Penyimpanan on site, adalah
penyimpanan arsip yang ditempatkan pada ruangan tertentu
dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta arsip.
2.
Penyimpanan off site, adalah
penyimpanan arsip yang ditempatkan di luar lingkungan
gedung perkantoran lembaga pencipta arsip.
G.
Penyelamatan Arsip
Untuk menjaga
kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah penyelamatan arsip pasca musibah atau
bencana sebagai berikut:
1.
Mengevakuasi arsip yang terkena bencana
dan memindahkan ke tempat yang lebih
aman.
2.
Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami
kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya
dengan mengacu pada daftar arsip vital.
3.
Memulihkan kondisi ( recovery ) baik
untuk fisik arsip vitalnya maupun tempat penyimpanannya
yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip atau rekonstruksi bangunan.
H.
Pemulihan ( Recovery ) Arsip
1.
Stabilisasi dan perlindungan arsip yang
dievakuasi
Setelah
terjadi bencana perlu segera mungkin dilakukan perbaikan terhadap kerusakan struktur bangunan atau
kebocoran. Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban
dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin. Apabila seluruh bangunan
mengalami kerusakan, maka arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus
dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin parah,
karena dalam waktu 48 jam arsip tersebut akan ditumbuhi jamur, yang kemudian
akan segera membusuk dan hancur. Sedangkan
dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip
dari jelaga, asap, racun api, suhu udara yang sangat tinggi dan lain-lain,
harus dinetralisir sesegera mungkin dengan
cara dijauhkan dari pusat bencana.
2.
Penilaian tingkat kerusakan dan
spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan
operasional penyelamatan
Penilaian
dan pemeriksaaan terhadap tingkat kerusakan dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan,
media atau peralatan apa yang terpengaruh dan
ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan
operasi penyelamatan.
3.
Pelaksanaan penyelamatan
a.
Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana
besar
Penyelamatan arsip yang
disebabkan oleh bencana besar perlu dibentuk tim
penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang aman melakukan penilaian
tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan
termasuk tata caranya, pergantian shif, rotasi pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait
dan lain-lain.
b.
Pelaksanaan penyelamatan bencana yang
berskala kecil
Penyelamatan arsip yang
disebabkan oleh bencana yang berskala kecil cukup
dilakukan oleh unit-unit fungsional dan unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor
maka pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh
unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik arsip.
c.
Prosedur Pelaksanaan
Pelaksanaan
penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana banjir dilakukan dengan cara:
1)
Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan
sebelum melakukan pemindahan arsip
dari lokasi bencana ke tempat yang lebih aman. Arsip yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus dan
diikat (dipak) supaya tidak tercecer, baru
kemudian dipindahkan.
2)
Pembersihan yaitu memilah dan
membersihkan arsip secara manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiram
dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran yang
menempel pada arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak lengket.
3)
Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke
tingkat suhu minus 40 derajat sehingga arsip mengalami
pembekuan.
4)
pengeringan yaitu mengeringkan
menggunakan vacum pengering atau kipas angin. Jangan dijemur dalam panas matahari secara
langsung.
5)
Penggantian arsip yang ada salinannya
yang berasal dari tempat lain.
6)
Pembuatan backup seluruh arsip yang
sudah diselamatkan.
7)
Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah
dengan membuat Berita Acara
Sedangkan untuk volume arsip yang
sedikit, cukup dilakukan dengan cara sederhana dengan tetap menjaga suhu udara antara 10 s/d
17 derajat celcius dan tingkat kelembaban antara 25 s/d 35 % Rh.
Sedangkan penyelamatan arsip akibat
musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan informasi masih bisa
dikenali. Pembersihan arsip dari asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual.
d.
Prosedurpenyimpanan kembali
Arsip yang telah
dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ketempat yang bersih dengan suhu
dan kelembaban yang sesuai, dengan
langkah-langkah:
1)
Jika tempat penyimpanan arsip tidak
mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu.
2)
Penempatan kembali peralatan penyimpanan
arsip.
3)
Penempatan kembali Arsip.
4)
Arsip elektronik dalam bentuk disket,
cartridge, CD dan lain-lain disimpan ditempat
tersendiri dan dilakukan format
ulang dan dibuat duplikasinya.
e.
Evaluasi
Setelah selesai
melakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan
penyelamatan arsip dan penyusunan laporan. Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk mempersiapkan
kemungkinan adanya bencana di kemudian hari.
Menurut
National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronika
merupakan Arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana
hanya computer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik
seringkali dikatakan sebagai Machine-readable record.
1.
Manajemen
Arsip Berkelanjutan (continuum)
Kerangka kerja di atas mempunyai 3
Unsur:
a.
Kerangka
kerja terintegrasi,
yaitu manajemen peng arsipan sebagai salah satu fungsi organisasi yang dapat
meningkatkan nilai orgaanisasi bagi stakeholders-nya, terdiri dari;
1)
Budaya
bersama
2)
Standar
bersama
3)
Pembagian
informasi
4)
Koordinasi
5)
Kolaborasi
b.
Pendekatan
terintegrasi,
dengan menggambarkan kolaborasi pemikiran dalam menjamin reliabilitas, yang
terintegrasi bagi organisasi atau stakeholders.
3
alat yang dapat digunakan mengintegrasi arsip elektronik:
1)
Strategi
yang berfokus pada pelanggan
2)
Pemikiran
arsip post-modern
3)
Model
arsip berkelanjutan
b.
Kontrol
terintegrasi,
terdiri dari:
1)
Kontrol
produk (arsip)
2)
Kontrol
proses
3 sistem pengarsipan yang umum
dipasaran:
a.
Sistem
manajemen dokumen elektronis (electronic document management system –
EDMS) Merupakan sistem yang berupa
pengelolaan arsip atau dokumen elektronis melalui komputer masing-masing
pegawai, misalnya word processing, presentasi, dsb;
b.
Sistem pemindaian elektronis (electronic
imaging system – EIS) Akan
mengelola dokumen berupa hasil pemindaian (scan);
c.
Software
manajemen dokumen (records management software – RMS) Mengelola dokumen kertas atau data
yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.
Beberapa komponen dasar dalam
memilih sistem pengarsipan yang baik :
a.
Memindahkan
dokumen
Beberapa
metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen:
1)
Scanning à memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data
gambar yang dapat disimpan di komputer. Beberapa hal yang harus diperhatikan
dalam pemilihan scanner diantaranya adalah:
a)
Memiliki
Automatic Document Feeder (ADF) yang memungkinkan sejumlah kertas
diletakkan pada tray dan secara otomatis masuk ke dalam scanner
b)
Compatible
untuk berbagai jenis ukuran kertas
c)
Kecepatan
men-scan dokumen
2)
Conversion Ã
proses mengubah dokumen word
processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk
disimpan pada sistem komputerisasi.
3)
Importing Ã
memindahkan data elektronik ke dalam
sistem pengarsipan elektronik. Dapat dilakukan dengan melakukan drag and
drop ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya.
b.
Menyimpan
dokumen
Sistem
penyimpanan yang digunakan, haruslah mampu mendukung perubahan teknologi,
peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama. Selain
itu, sistem terkomputerisasi dokumen harus mendukung alat penyimpanan yang
sekarang tersedia – juga yang akan datang – untuk memberikan kepastian akan
penggunaan jangka panjang. Untuk mengurangi resiko tidak dapat dipakainya
format dokumen yang telah digunakan, sebaiknya perusahaan menyimpan data atau
dokumen tidak hanya dalam satu format, tetapi dalam berbagai format.
Lima
pilihan media penyimpanan diantaranya:
1)
Magnetic
Media (Hard Drives)
2)
Magneto-Optical
Storage
3)
Compact
Disc (CD)
4)
DVD
(Digital Video Disc/Digital Versatile Disc)
5)
WORM
(Write Once, Read Many)
c.
Mengindeks
dokumen
Dokumen
yang disimpan di kantor harus dikelola dengan baik agar bermanfaat untuk
organisasi dengan melakukan pelabelan, penyortiran, pengindeksan, ditempatkan
pada folder, dan dimasukan filing cabinet. Arsip elektronik juga harus dikelola
agar informasi mudah dipahami oleh user pada saat ini maupun masa
datang. Ada 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronis, yaitu:
1)
Index
Fields Menggunakan
kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode tradisional yang digunakan
dalam dokumen kertas.
2)
Full-text
Indexing Menggunakan
software optical character recognition(ocr).
3)
Folder/File
Structure Menyediakan
metode visual dalam pencarian dokumen.
d.
Mengontrol
akses
Sistem
kontrol merupakan aspek terpenting dalam sistem pengarsipan elektronik, karena
hampir semua orang dapat mengakses data tersebut di computer yang dihubungkan
dengan LAN di seluruh area kantor. Untuk itu terdapat dua hal yang harus
dimiliki oleh sistem pengarsipan elektronis:
1)
Ketersediaan
yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan beberapa cara untuk
mengakses suatu file
Proses
data penyimpanan secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada
aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record
atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah
oleh system operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk
media yang bersangkutan.
Media penyimpanan dengan kapasitas
besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte
dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi
yang berbeda. Ini berartibahwa dalam satu media penyimpanan berbagai informasi
dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya. Hal yang cukup penting di
dalam pengelolaan Arsip elektronik adalah pemberian label nama. Format
pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file
dan media penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting
sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard
disk,dsb.
Pemberian label nama baik yang
bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan
memudahkan penemuan kembali Informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan
pengguna untuk mengatur system pengindeksan sehingga memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali fisik disket.
Informasi
yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi,
dihapus baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh brainware
(manusia) atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak boot sector
atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik, baik magnetic maupun optic
memiliki keterbatasan, terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak
pengguna. Untuk pemeliharaan fisik, media penyimpanan harus disimpan pada
temperature antara 500 sampai 1250F
Informasi Arsip elektronik dapat
dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui
nama filenya. Dalam suatu database, computer bias diakses untuk melihat file yang
ada, bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.
J.
Perlindungan Arsip Dalam Rekam Medis
Sehubungan dengan dokumen rekam
medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir
dokumen rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukan ke dalam folder atau
map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang
diperoleh pasien secara individu, dan disimpan dalam rak dokumen. Rak
dokumen ada dua jenis, yaitu rak terbuka dan rak tertutup (roll o’pack). Untuk kepentingan penyimpanan,
folder dokumen rekam medis tidak sama dengan folder atau map pada umumnya. Pada
dokumen rekam medis memiliki ‘lidah’ yang digunakan untuk menulis nomor rekam
medis dan menempelkan kode warnanya. Ketika folder disimpan, ‘lidah’ tersebut
ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor rekam medis kode warna diantara
folder-folder dokumen rekam medis. Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan
untuk:
1.
Mempermudah
dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan di rak filing.
2.
Mudah
mengambil dari tempat penyimpanan
3.
Mudah
pengembaliannya
4.
Melindungi
dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan
biologi.
Ditinjau dari pemusatan atau
penyatuan dokumen rekam medis, maka cara penyimpanannya dibagi menjadi 3 cara
yaitu:
1.
Sentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam
medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan
formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu folder.
Kelebihan cara ini yaitu:
a.
Data
dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam
satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.
b.
Mengurangi
terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
c.
Mengurangi
jumlah biaya yang dapat dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
d.
Tata
kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.
e.
Memungkinkan
peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis
milik seorang pasien berada dalam satu folder.
f.
Mudah
menerapkan sistem unit.
Kekurangan sistem sentralisasi ini
yaitu:
a.
Petugas
menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat
inap.
b.
Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam
medis harus jaga 24 jam karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan di UGD
yang buka 24 jam.
c.
Tempat
penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam, karena KIUP akan digunakan
sewaktu-waktu bila pasien datang tidak membawa KIB, padahal KIUP tersimpan di
TPPRJ.
2.
Desentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam
medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara
memisahkan milik seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan, dokumen
rekam medis gawat darurat dan rawat inap pada folder tersendiri dan atau ruang
atau tempat tersendiri. Kelebihan sistem penyimpanan ini yaitu:
a.
Efisiensi
waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
b.
Beban
kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangan sistem penyimpanan ini
yaitu:
a.
Terjadi
duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
b.
Biaya
yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.
3
Satelit
Sistem penyimpanan satelit adalah
sistem penyimpanan dengan cara menggabungkan sistem sentralisasi dan
desentralisasi. Sistem ini hanya berfungsi pada rumah sakit yang sudah menggunakan
komputerisasi. Kelebihan menggunakan sistem ini adalah pengambilan dan
pencarian data lebih cepat, sedangkan kelemahannya adalah sekuritas data masih
dipertanyakan.
K.
Rekam Medis
Elektronik
Pada dasarnya rekam medis elektronik adalah penggunaan metode
elektronik untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan serta pengaksesan rekam
medis pasien di rumah sakit yang telah tersimpan dalam suatu sistem manajemen
basis data multimedia yang menghimpun berbagai sumber data medis.
Konsil
Asosiasi Dokter Sedunia di bidang etik dan hukum menerbitkan ketentuan di
bidang ini pada tahun 1994. Beberapa petunjuk yang penting adalah :
1.
Informasi medis hanya dimasukkan ke
dalam komputer oleh personil yang berwenang.
2.
Data pasien harus dijaga dengan ketat.
Setiap personil tertentu hanya bisa mengakses data tertentu yang sesuai, dengan
menggunakan security level tertentu.
3.
Tidak ada informasi yang dapat dibuka
tanpa ijin pasien. Distribusi informasi medis harus dibatasi hanya kepada
orang-orang yang berwenang saja. Orang-orang tersebut juga tidak diperkenankan
memindahtangankan informasi tersebut kepada orang lain.
4.
Data yang telah “tua” dapat dihapus
setelah memberitahukan kepada dokter dan pasiennya (atau ahli warisnya).
5.
Terminal yang on-line hanya dapat
digunakan oleh orang yang berwenang.
Komputerisasi
rekam medis harus menerapkan sistem yang mengurangi kemungkinan kebocoran
informasi ini. Setiap pemakai harus memiliki PIN dan password, atau menggunakan
sidik jari atau pola iris mata sebagai pengenal identitasnya. Data medis juga
dapat dipilah-pilah sedemikian rupa, sehingga orang tertentu hanya bisa
mengakses rekam medis sampai batas tertentu. Misalnya seorang petugas
registrasi hanya bisa mengakses identitas umum pasien, seorang dokter hanya
bisa mengakses seluruh data milik pasiennya sendiri, seorang petugas “billing”
hanya bisa mengakses informasi khusus yang berguna untuk pembuatan tagihan,
dll. Bila si dokter tidak mengisi sendiri data medis tersebut, ia harus tetap
memastikan bahwa pengisian rekam medis yang dilakukan oleh petugas khusus
tersebut telah benar.
Sistem
juga harus dapat mendeteksi siapa dan kapan ada orang yang mengakses sesuatu
data tertentu (footprints). Di sisi lain, sistem harus bisa memberikan peluang
pemanfaatan data medis untuk kepentingan auditing dan penelitian. Dalam hal ini
perlu diingat bahwa data yang mengandung identitas tidak boleh diakses untuk
keperluan penelitian. Kopi rekam medis juga hanya boleh dilakukan di kantor
rekam medis sehingga bisa dibatasi peruntukannya. Suatu formulir “perjanjian”
dapat saja dibuat agar penerima kopi berjanji untuk tidak membuka informasi ini
kepada pihak-pihak lainnya.
Pengaksesan
rekam medis juga harus dibuat sedemikian rupa sehingga orang yang tidak
berwenang tidak dapat mengubah atau menghilangkan data medis, misalnya data
jenis “read-only” yang dapat diaksesnya. Bahkan orang yang berwenang mengubah
atau menambah atau menghilangkan sebagian data, harus dapat terdeteksi
“perubahannya” dan “siapa dan kapan perubahan tersebut dilakukan”.
Masalah
hukum lainnya adalah apakah rekam medis elektonik tersebut masih dapat
dikategorikan sebagai bukti hukum dan bagaimana pula dengan bentuk elektronik
dari informed consent ? Memang kita menyadari bahwa berkas elektronik juga
merupakan bukti hukum, namun bagaimana membuktikan ke-otentik-annya? Bila di
berkas kertas selalu dibubuhi paraf setiap ada perubahan, bagaimana dengan
berkas elektronik?
Di
sisi lain, komputerisasi mungkin memberikan bukti yang lebih baik, yaitu
perintah jarak jauh yang biasanya hanya berupa per-telepon (tanpa bukti), maka
sekarang dapat diberikan lewat email yang diberi “signature”.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Arsip merupakan rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara ( UU no. 43 Tahun 2009).
Faktor penyebab kehilangan atau kerusakan
arsip ada 3, yaitu bencana alam, ulah manusia, dan hewan. Perlindungan arsip
dapat dilakukan dengan menggunakan metode Duplikasi dan Dispersal
(Pemencaran) atau Dengan
Peralatan Khusus (vaulting). Pengamanan arsip dilakukan pada fisik dan isi arsip.
Penyimpanan arsip dapat dilakukan secara on site (penyimpanan
arsip di dalam tempat terciptanya arsip tersebut) atau secara off
site (penyimpanan
arsip di luar lingkungan
lembaga pencipta arsip).
Pemulihan arsip dapat dilakukan dengan:
1.
Stabilisasi dan perlindungan arsip yang
dievakuasi
2.
Penilaian tingkat kerusakan dan
spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan
operasional penyelamatan
3.
Pelaksanaan penyelamatan
a.
Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana
besar
b.
Pelaksanaan penyelamatan bencana yang
berskala kecil
c.
Prosedur Pelaksanaan
d.
Prosedurpenyimpanan kembali
e.
Evaluasi
Manajemen
arsip elektronis ada 3, yaitu electronic
document management system
– EDMS sistem yang berupa pengelolaan arsip atau
dokumen elektronis melalui komputer masing-masing pegawai, electronic
imaging system – EIS mengelola
dokumen berupa hasil pemindaian (scan), records management software – RMS Mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam
kantor atau pusat penyimpanan dokumen.
Penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dengan
cara:
1.
|
2.
Magneto-Optical Storage
3.
Compact Disc (CD)
4.
DVD (Digital Video Disc/Digital Versatile Disc)
5.
WORM (Write Once, Read Many)
Mengontrol akses arsip elektronik dapat dilakukan dengan:
1. Ketersediaan yang luas dan akses
yang fleksibel, dengan menyediakan beberapa cara untuk mengakses suatu file
2. Keamanan yang komprehensif
Setiap lembar formulir dokumen rekam
medis harus dilindungi dengan cara dimasukan ke dalam folder atau map sehingga
setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien
secara individu, dan disimpan dalam rak dokumen. Rak dokumen ada dua
jenis, yaitu rak terbuka dan rak tertutup (roll o’pack). Untuk kepentingan penyimpanan,
folder dokumen rekam medis tidak sama dengan folder atau map pada umumnya. Pada
dokumen rekam medis memiliki ‘lidah’ yang digunakan untuk menulis nomor rekam
medis dan menempelkan kode warnanya. Ketika folder disimpan, ‘lidah’ tersebut
ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor rekam medis kode warna diantara
folder-folder dokumen rekam medis. Penyimpanan dokumen rekam medis dapat dibedakan
menjadi 3, yaitu sentralisasi dokumen rawat jalan dan rawat inap disimpan
menjadi satu, desentralisasi dokumen rawat inap dan rawat jalan disimpan
terpisah, dan satelit sistem
penyimpanan dengan cara menggabungkan sistem sentralisasi dan desentralisasi.
Sistem ini hanya berfungsi pada rumah sakit yang sudah menggunakan
komputerisasi.
B. Saran
Perlindungan terhadap arsip – arsip dari kerusakan dan
kehilangan sangatlah penting, untuk itu perlu dilakukan peningkatan dalam upaya
perlindungan arsip, disiplin petugas, dan kewaspadaan petugas terhadap faktor –
faktor penyebab kerusakan dan kehilangan arsip.
Dokumen rekam medis merupakan arsip
penting dan kerahasiaan rumah sakit atau instansi pemberi pelayanan kesehatan,
untuk itu perlu adanya penegasan dalam standar prosedur operasional dalam
penggunaan, penyimpanan, dan peminjaman dokumen rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Daryanti,
Cica. 2014. Elektronis. http://cicadaryanti.blogspot.com/2014/4/elektronis.html
diakses pada 14 Maret 2015 jam 05:29.
Iteza,
Dasril.2010. Perlindungan dan Pengamanan Arsip.
diakses pada 11 Maret 2015 08:26
Medrec , Dede .
2011 . Sistem Penyimpanan dan Penjajaran Rekam Medis.
rekam.html diakses pada 16 Maret 2015 jam 15:32.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang
Pedoman Perlindungan,
Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen / Arsip Vital
Negara
Utami, Riven Raviah, Rahmah, Elva. 2012 . Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan
Kearsipan
Perlindungan, Pengamanan, Dan Penyelamatan Arsip Vital
Pengadilan
Tinggi Padang. FBS Universitas Negeri Padang.
Wahyuningrum,
Eni Kusumidarti, dkk. 2013. Kazanah Penilaian dan Model Finding Aids
Arsip Foto. Yogyakarta: Arsip Universitas Gajah Mada.
